Produktivität: Der Gewinnfaktor Zeit – Fachbeitrag

Produktivität: Der Gewinnfaktor Zeit wird dramatisch unterschätzt

Volle Auftragsbücher allein sind kein Garant für wirtschaftlichen Erfolg. Entscheidend ist auch, wie effizient die verfügbare Arbeitszeit genutzt wird. Produktivität und der bewusste Umgang mit Zeit sind deshalb genauso bedeutsam wie handwerkliches Geschick und zufriedene Kunden und Mitarbeitende.

„Es reicht nicht aus, bloß fleißig zu sein – das sind die Ameisen auch. Die zentrale Frage lautet: Wofür sind wir fleißig?“

Diese Worte des amerikanischen Schriftstellers und Philosophen Henry David Thoreau erinnern uns daran, dass es nicht nur um Arbeit an sich geht, sondern um ihre Zielgerichtetheit.

Ein produktives Zeit-Wert-Bewusstsein schaffen

Schon Benjamin Franklin (1706–1790), einer der Gründerväter der Vereinigten Staaten, wusste zu seiner Zeit zu sagen: „Zeit ist Geld“.

Diese Worte, gerichtet an junge Kaufleute im Jahr 1748, unterstreichen die Bedeutung, die er schon damals der Zeit beimaß. Franklin mahnte dazu, Zeit ebenso sorgfältig zu verwalten wie Geld. Er erklärte, dass beide Ressourcen begrenzt sind und ein bewusstes Management erfordern.

Der Zweck dieses Weckrufs ist es, ein tieferes Verständnis für die Verantwortung im Umgang mit Zeit bei allen Mitarbeitenden zu schaffen. Es geht darum zu erkennen, welche Aufgaben unnötig oder ineffizient sind und wie sie besser erledigt werden können. Diese Erkenntnisse kommen allen zugute: Sie erleichtern es, Leistung erfolgreich zu erbringen und ungestört das zu tun, wofür man entlohnt wird – und das langfristig.

Drei Produktivitätsfragen, die sich jeder Betrieb stellen sollte

• Welchen Anteil können wir direkt mit Kunden abrechnen, weil wir in diesen Stunden eine Leistung und damit Wertschöpfung erbracht haben?
• Welche Zeit betrachten wir als Investition in die Zukunft, weil sie dazu dient, künftig mehr Umsatz und Gewinn zu erzielen?
• Welche Stunden sind unproduktiv und schmälern den Gewinn?

ErfolgsMeisterei.ONLINE nimmt genau diese Fragen auf. Mit den beiden miteinander verzahnten Werkzeugen „Produktivstunden berechnen“ und „Produktivstunden analysieren“ wird sichtbar, wie viele produktive Stunden tatsächlich zur Verfügung stehen und wo unproduktive Zeiten und Verbesserungspotenziale liegen.

Maßnahmen für mehr Effizienz einleiten

Nicht jeder fleißige Mitarbeiter oder jede Mitarbeiterin ist produktiv im Sinne der Wertschöpfung. Oftmals werden Aufgaben trotz bester Absichten erledigt, die dennoch falsch, unnötig und eine Zeitverschwendung sind.

Dies kann bei scheinbar kleinen Dingen beginnen, wie der übermäßigen Verteilung von E-Mails, dem Zurücklegen bereits gegangener Wege – sei es mit dem Firmenfahrzeug, zu Fuß in der Produktion oder auf der Baustelle – und endet bei Tätigkeiten, die schlichtweg überflüssig sind.

Wertvolle Ratschläge zur Verbesserung finden wir bei Peter Drucker (1909–2005), einem Pionier der modernen Managementlehre. Besonders wichtig ist sein Rat, für die Messbarkeit von Leistung und Ergebnissen zu sorgen.

Indem wir ineffizient genutzte Zeit klar identifizieren, können wir gezielte Gegenmaßnahmen ergreifen und Verbesserungen an den entscheidenden Stellen vornehmen. Der erste Schritt ist, die Zeitverluste einzuordnen.

Die häufigsten Ursachen für Zeitverluste

• Fehlende klare Ziele und Richtlinien für die zu erledigende Arbeit führen zu Verwirrung und Unsicherheit.
• Mangelnde Planung oder Priorisierung von Aufgaben und Arbeitsabläufen führt zu ineffizienten Abläufen.
• Unterbrechungen durch interne oder externe Störungen beeinträchtigen den Arbeitsfluss.
• Das Suchen nach Unterlagen, Werkzeugen oder Informationen kostet wertvolle Arbeitszeit.
• Unklare Verantwortlichkeiten, Zuständigkeiten und Vorgehensweisen führen zu Stillstand oder Verzögerungen.
• Unter- oder Überbeschäftigung führt zu einer ungleichen Arbeitslastverteilung und kann Konflikte verursachen.
• Fehlende Schulungen oder Weiterbildungen erschweren eine effektive Aufgabenerledigung.
• Lückenhafte Kommunikation zwischen Personen und Bereichen führt zu Informationsverlusten.
• Nicht optimal genutzte Stärken, Kompetenzen und Kenntnisse führen zu Unterforderung.
• Fehlende, falsche oder defekte Arbeitsmittel sorgen für Unterbrechungen und zusätzlichen Zeitaufwand.
• Eine schlechte Stimmung, persönliche Spannungen oder Konflikte beeinträchtigen Zusammenarbeit und Leistung.
• Zu wenig Kommunikation, Feedback und Anerkennung beeinflussen Motivation und Zufriedenheit.

Entsprechend unserer 20-jährigen Erfahrung und den vorliegenden Statistiken entstehen in Betrieben durchschnittlich 70 bis 90 unproduktive Tage pro Jahr.

Diese Zeiten können nicht direkt dem Kunden in Rechnung gestellt werden, müssen aber dennoch finanziert werden und sollten daher bei der Kalkulation berücksichtigt werden. Angesichts steigender Kosten und begrenzter Möglichkeiten bei der Preiserhöhung ist es unumgänglich, sich verstärkt mit der Produktivität auseinanderzusetzen.

Qualitäts-Zeit – eine Frage der Kultur im Betrieb

Um Missverständnisse zu vermeiden: Es geht nicht darum, Mitarbeitende unter Druck zu setzen, damit sie immer größere Arbeitslasten in kürzerer Zeit bewältigen.

Eher im Gegenteil: Auch Small Talk am Kaffeeautomaten oder am Kopierer kann gut investierte Zeit sein, weil er den Zusammenhalt in der Belegschaft fördert, Mitarbeitende einander fachlich unterstützen können und hier vielleicht auch die eine oder andere richtig gute Idee reift.

Die Philosophie im Unternehmen und das Ziel jeder Führungskraft sollte darin bestehen, eine Organisation zu schaffen, die es Mitarbeitenden einfach macht, selbstverantwortlich und erfolgreich Leistung zu erbringen.

So machen Sie es Mitarbeitenden einfacher, selbstverantwortlich Leistung zu erbringen

• Schaffen Sie Klarheit über Ziele, Strategie, Werte, Struktur und die Spielregeln für die Zusammenarbeit.
• Sorgen Sie für eine einheitliche, regelmäßige Kommunikation und eindeutige Anforderungen.
• Standardisieren Sie die Weitergabe und Übergabe von Informationen und Arbeitsaufträgen.
• Schaffen Sie Klarheit über Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Prozesse.
• Fördern Sie das Vordenken und eine wirksame Arbeitsvorbereitung mit durchdachten Arbeitsplänen und Abläufen.

Welche Verbesserungen sich am besten eignen, um unverrechenbare Zeiten zu reduzieren, zeigt eine Analyse der Zeiten und Tätigkeiten.

Wenn Sie beispielsweise die Anzahl der Rückrufe von der Baustelle oder aus der Produktion erfassen, können Sie dies als Indikator verwenden: Mit klar definierten Aufträgen, Arbeitsprozessen und Zuständigkeiten werden die Rückrufe weniger.

Solche messbaren Ursachen für unproduktive Zeiten sind relativ leicht anzugehen und zu beheben.

Analysieren, verbessern und umsetzen

Warum es sich lohnt, das zu tun: Ihren Unternehmenserfolg haben Sie hart erarbeitet – mit fachlicher Kompetenz, Entschlossenheit und einem passenden Angebot an Ihre Kunden.

Jetzt geht es darum, Ihre Chancen auf wirtschaftlichen Erfolg zu steigern, indem Sie eine gut funktionierende Organisation schaffen. Sie ist wesentlicher Bestandteil für diesen Erfolg und Ihre persönliche Entlastung und trägt dazu bei, Effizienz, Produktivität, Kommunikation und Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern.

Teilen Sie diese Gedanken und die Umsetzung mit Ihren Mitarbeitenden. Laden Sie sie ein, entsprechende Analysen zu erstellen, Verbesserungsvorschläge zu entwickeln und umzusetzen. Damit stärken Sie die Identifikation Ihrer Leute mit dem Betrieb und steigern gleichzeitig die Produktivität.

ErfolgsMeisterei.ONLINE unterstützt dabei nicht nur mit der Berechnung und Analyse der Produktivstunden. Die Ergebnisse stehen im Zusammenhang mit den weiteren Werkzeugen für Wirtschaftlichkeit, Organisation, Prozesse, Aufgaben und Führung. So wird aus einer Kennzahl ein konkreter Ansatzpunkt, um den Betrieb und die Mitarbeitenden besser zu führen.

Dieser Beitrag basiert auf dem Gastkommentar von Uwe Engelhardt im handwerk magazin.
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