Bei der Planung einer Organisation und ihrer Strukturen sollten nicht Personen oder Hierarchien im Mittelpunkt stehen, sondern vielmehr die Ziele und Strategien des Unternehmens. Die zentrale Frage dabei lautet: Wie muss der Betrieb organisiert sein, um diese Ziele zu erreichen? Die Antwort darauf bestimmt maßgeblich die Effektivität der Strukturen sowie die Produktivität und Innovationskraft des Unternehmens. Das Organigramm dient dabei als visuelle Darstellung dieser Organisation und bildet den Abschluss der Planung.
Ein Beispiel aus dem Sport verdeutlicht die Systematik: Sobald der Trainer einer Mannschaft seine Spielidee und Taktik festgelegt hat, bestimmt er ihre Grundordnung bzw. Formation. Abhängig von der gewählten Taktik, sei es z. B. offensive oder defensive Spielweise, legt er das Spielsystem fest und weist jeder Spielerposition spezifische Aufgaben zu. Anhand dieser festgelegten Anforderungen gleicht der Trainer ab, welcher Spieler und Spielerin idealerweise in der Lage ist, sie zu 100% zu erfüllen. Nachdem er eine Auswahl getroffen hat übergibt er die Aufgabe an die von ihm bestimmte Person.
Wie das Beispiel zeigt, findet die Auswahl und Zuweisung von Aufgaben am Ende des Ziel- und Planungsprozesses statt. Dieser Schritt ist allgemein und wird in allen erfolgreichen Betrieben angewendet. Die Verantwortung dafür liegt bei Unternehmern, Geschäftsführern oder Managern, die Zeit und Raum in ihrem Zeitmanagement für diese Aufgabe reservieren müssen. Diese Zeit wird als Führungszeit bezeichnet. Im Gegensatz zum Sport müssen in Unternehmen die Grundordnung, Formation und Positionen nicht immer wieder neu definiert werden, es sei denn, der Markt und / oder der Geschäftszweck ändern sich grundlegend. Dann muss der Betrieb, dessen Organisation, Prozesse, Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sich an veränderte Umwelt- und Kundenbedürfnisse anpassen müssen, um wettbewerbsfähig und erfolgreich zu bleiben.
Im Bereich des Sports entspricht die "Grundordnung" oder "Aufstellung" dem Konzept der "Organisation" im Geschäftswesen. Sie umfasst neben dem Leitbild notwendige Prozesse, der Führungs- über die Kern- bis hin zu den unterstützenden Prozessen, deren Visualisierung mittels Funktionsdiagramm, Beschreibung und Verteilung der Aufgaben in Stellenbeschreibungen, Prozessablaufplänen und zugehörigen Beschreibungen. Anhand dieser Inhalte erfolgt ein Abgleich mit den Kompetenzen entsprechender Personen. Bei der Auswahl neuer oder bereits aktiver Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird besonderer Wert auf ihre Qualifikationen und Berufserfahrung gelegt, um eine optimale Passung zwischen den Anforderungen der Stelle und den Qualifikationen der Bewerber sicherzustellen.
Darstellung Funktionsdiagramm und Stelle mit ErfolgsMeisterei.online
Die Prozessplanung umfasst die Abfolge von Aufgaben und Schritten, die miteinander verbunden sind und durchgeführt werden müssen, um den Geschäftszweck und die Kundenanforderungen zu erfüllen. Das Funktionsdiagramm veranschaulicht die benötigte Organisationsstruktur, die verschiedene Bereiche oder Abteilungen umfasst, in denen die Fachbereiche gebündelt sind. Die verschiedenen Farben im Diagramm zeigen, welchen Prozessen die einzelnen Funktionen zugeordnet sind. Es stellt nicht nur die Bereiche, Ziele und Aufgaben dar, sondern auch die Hierarchie, Führungspositionen und deren Verbindungen untereinander.
Erläuterung Unterscheidung Funktion und Stelle: Der Begriff 'Funktion' beschreibt den Zweck einer Aufgabe innerhalb der Organisation, während eine 'Stelle' die spezifische Position oder Aufgabe einer Person beschreibt.
Beantworten Sie sich folgende Fragen, bevor Sie mit der Planung beginnen:
1) Wie viel Zeit können oder wollen Sie sich für Führungsarbeit und für die Planung der Organisation nehmen?
2) Wer könnte Ihnen helfen die Planung und Erfassung aller Aufgaben durchzuführen.
3) Wie stellen Sie sich die Führung, konkret ihre Rolle als Führungskraft, Ihres Unternehmens künftig vor?
4) Sind Sie bereit Führungsverantwortung einzelner Bereich an andere Personen abzugeben?
5) Welche Personen bringen das fachliche Wissen und Führungsvoraussetzungen mit?
6) Wie werden Sie mit Erkenntnissen und Veränderungen umgehen wollen?
Die Erfahrung zeigt, dass die Lösung aktueller Probleme und Engpässe mit entsprechenden nachhaltigen Lösungen, die aus der Prozess- und Funktionsperspektive entwickelt werden, die Organisation zwangsläufig positiv beeinflussen. Bedenken Sie dabei, dass jede Veränderung im Kopf beginnt. Deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihre Planung bereits in der Entstehung, der Analysephase, intern kommunizieren.
Der Aufwand lohnt sich!
Die Klarheit über das Funktionieren einer Organisation hilft Unternehmern und Meistern dabei, ihre eigene Rolle besser zu verstehen, effektiver zu kommunizieren, Verantwortung professionell zu delegieren und die Zusammenarbeit im Team zu fördern.
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